Dokumen dan Laporan
Dokumen Yang Digunakan
Dokumen
yang digunakan dalam siklus ini adalah:
|
Jenis Transaksi
|
Dokumen yang Digunakan
|
|
Pembelian Kredit
|
Permintaan Pembelian
Pesanan Pembelian
Laporan Penerimaan Barang
Voucher
|
|
Pengeluaran Kas
|
Check
|
|
Retur Pembelian
|
Memo Debit
|
Laporan Yang
Dihasilkan
Seperti halnya aplikasi yang
lain,dalam aplikasi pengeluaran ini juga dihasilkan tiga macam laporan,yaitu
laporan pengawasan(control report),register,dan laporan khusus(special report).
Meskipun demikian,informasi yang disajikan dalam laporan-laporan tersebut
berbeda-beda antara satu aplikasi dengan aplikasi yang lain.
Laporan
Kontrol
Laporan
ini meringkas perubahan yang dilakukan terhadap sebuah file.Akuntan menggunakan
laporan ini untuk menentukan ada tidaknya perubahan file yang tidak semestinya
atau untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang hilang selama proses
pengolahan data berlangsung.Laporan ini berisi informasi tentang (1)transaksi
yang telah diposting,atau (2)jumlah angka atau nomor transaksi,atau (3)daftar
perubahan yang dibuat selama pemeliharaan file,Dalam sistem berbasis
komputer,laporan ini menyajikan record count,control total,dan hash
total.Petugas pengawas data mengkaji laporan ini dan membandingkan total
tersebut untuk menguji bahwa semua perubahan (terhadap file) telah dilakukan secara
tepat.
Register
Laporan
ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam periode waktu tertentu,misalnya
satu hari,satu minggu,atau satu bulan.Laporan ini berisi ringkasan data yang
telah di posting ke rekening buku besar,sehingga dapat digunakan untuk
melakukan telusuran audit(audit trail) terhadap saldo-saldo rekening.Register
ini dalam sistem manual disebut dengan jurnal khusus,oleh karenanya register
dalam sistem yang berbasis komputer sering pula disebut dengan jurnal.
Laporan
Khusus
Laporan
khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu manajer dalam membuat jadwal
pembayaran utang kepada pemasok.Laporan khusus yang dihasilkan dalam siklus ini
mencakup:
Laporan Faktur Terbuka(Open Invoices Report).Laporan ini berisi
daftar faktur pembelian yang belum di bayar pada tanggal laporan.Data yang
dilaporkan adalah data pemasok dan jumlah utang kepada setiap pemasok.
Laporan Umum Voucher.Laporan ini meringkas voucher menurut
umumnya.Laporan ini sangat bermanfaat,karena jika perusahaan sampai memiliki
utang yang tidak dibayar sampai jangka waktu tertentu,akan berakibat negative
bagi perusahaan,yaitu:
a. Merusak hubungan baik dengan pemasok,
b. Merusak citra kredit,yang pada
gilirannya perusahaan akan sulit untuk dapat membeli barang
dari pemasok secara
kredit.
Laporan Kebutuhan Kas.Laporan ini meringkas faktur pembelian urut
jatuh tempo. Laporan ini membantu departemen utang dalam merencanakan
pembayaran kas dan dalam mengidentifikasi faktur mana yang harus dibayar
segera,agar dapat diperoleh potongan dan juga agar hubungan baik dengan pemasok
dapat dipelihara.
Layanan Status Utang.Laporan ini dihasilkan kalau perusahaan
menggunakan sistem on-line real-time,karena sistem ini memungkinkan pemakai
untuk meminta database menyajikan informasi terbaru.Dalam siklus
ini,karyawan bagian utang juga memerlukan informasi mengenai utang kepada
setiap pemasok.kebutuhan ini dipenuhi dengan menyajikan informasi terbaru
tentang utang kepada setiap pemasok.
sumber :
sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar