·
Contoh Flowchart Siklus
Pendapatan
 |
· Gambar di bawah ini menunjukkan empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan. Ini yang akan menentukan kebutuhan sistem siklus pendapatan secara umum.
·
Urutan Aktivitas
Siklus
pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departeman
bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama
bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan
penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan
menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga
menjawab permintaan pelanggan.
a.
Mengambil pesanan pelanggan
Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat,
melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan.
Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah
dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan
sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui web
site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko
maupun surat.
b.
Persetujuan kredit
Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales)
dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum
diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan
kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus
semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk
pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit
pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan
saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat
diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses
entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.
Otorisasi
khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika
sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan
tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis
ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.
c.
Memeriksa ketersediaan persediaan
Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk
memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai
perkiraan tanggal pengiriman.
Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut,
pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file
persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.
Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan
membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar
jenis barang-barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan.
Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk
melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman.
d.
Menjawab permintaan pelanggan
Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan
mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan (Customer
Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem
CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut
dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.
Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya
dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang
diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi
pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut.
@ Pengiriman
@ Pengiriman
Aktivitas
dasar kedua dalam siklus adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan
barang dagangan yang diinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap:
1.
Mengambil dan mengepak pesanan
2.
Mengirim pesanan tersebut
Departemen
bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.
a.
Ambil dan mengepak pesanan
Kartu
pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan
memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang
menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan
jumlah setiap produk untuk mengeluarkannya dari persediaan. Persediaan kemudian
akan dipindahkan ke departemen pengiriman.
Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan efisiensi
dalam menangani persediaan, tetapi juga memungkinkan pengiriman yang lebih
responsif ke pelanggan.
b.
Mengirim pesanan
Departemen
pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang
ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan
dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian
pengiriman dari entri pesanan penjualan.
Dokumen
pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang
yang dikirim. Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen
pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir
tersebut. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim
ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim
dan faktur penjualan harus dibuat serta dikirim. Kurir tersebut juga menahan
satu salinan dokumen pengiriman untuk catatan mereka.
@ Tahap selanjutnya dalam siklus sistem
informasi adalah tahap perancangan. Pekerjaan rancangan dimulai dari merancang
keluaran.
o Output
Output dari sistem informasi adalah yang
dibutuhkan manajemen. Output berupa laporan yang akan digunakan sebagi alat
menentukan keputusan dan perencanaan serta pengendalian. Dalam penentuan output
ada hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu :
Ø Merancang format laporan
Ø Merancang isi laporan
Ø Merancang jumlah laporan, distribusi dan lain
– lain
o Input
Dokumen yang diperlukan sebagai masukan siklus
pendapatan sebagian berasal dari pembeli. Input dari siklus pendapatan adalah
faktur penjualan.
o Database
Database diperlukan oleh perusahaan yang
menggunakan sistem terkomputerisasi. Maka diperlukan data yang meliputi:
- Kode
barang
- jumlah pesanan
- Nama
barang
- pembelian terakhir
- Lokasi
penyimpanan
- persediaan
- Satuan
- harga beli
- Persediaan
minimum
- jumlah pengadaan kembali
o Pengendalian
Tujuan
umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus pendapatan adalah
bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua aktivitas dilakukan
secara efisien dan efektif.
1. Kehilangan data
Akibat :
· Kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan
hidup perusahaan.
· Selain itu membocorkan rahasia pelanggan ke pesaing dapat
menurunkan penjualan dan bahkan membuat perusahaan menghadapi tanggung jawab
hukum.
Pengendalian
:
· File induk piutang usaha, penjualan, penerimaan kas dibuat
cadangan secara teratur.
· Disk dan Tape diberi label file agar tidak terhapus secara tidak
sengaja
· Sistem harus diberi password dan ID pemakai untuk melindungi file
yang penting.
2. Kinerja yang kurang baik
Akibat :
· Pelaksanaan tugas menjadi tidak efisien dan tidak efektif.
· Hal yang lain adalah dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan.
Pengendalian
:
· Menetapkan dasar / standar penilaian terhadap efisiensi dan
efektifitas.
· Membuat laporan secara periodik untuk penilaian dan analisis
terhadap sistem kerja dan kinerja karyawan.
v Prosedur Back-Order
Ketika
jumlah barang dalam persediaan di gudang tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan
pelanggan, dokumen back-order akan dibuat. Dokumen ini bias berupa pesanan penjualan yang
baru atas barang yang tersisa atau salinan dari pesanan pelanggan saat ini yang
disesuaikan untuk menunjukkan produk yang belum dipenuhi. Dokumen back-order kemudian di tempatkan pada file sendiri sampai barang
tersebit dikirim oleh pemasok. Back0order harus dipenuhi sebelum proses penjualan baru diproses.
Dalam
waktu ke waktu, pelanggan mengembalikan barang yang sudah dibelinya. Hal iini
bias disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
o Penjualan mengirimkan barang
yang salah
o Barang yang dikirim ternyata
rusak atau cacat
o Barang tersebut rusak pada saat
pengiriman
o Penjualan terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi
keterlambatan karena penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengirim
tersebut.
Ketika
retur perlu dilakukan, pembelia akan meminta penjual untuk mengembalikan
pembayaran dari barang yang tidak diinginkannya tersebut.
@Prosedur Retur Penjualan
@Prosedur Retur Penjualan
·Departemen Penerimaan Barang
Ketika
barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memerikasa, dan menyiapkan
slip retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut. Barang tersebut dibawa
ke gudang bersama dengan salinan slip retur barang. Salinan kedua dari slip
retur barang ini dikirim ke departemen penjualan.
·Departemen Penjualan.
Saat
menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit. Dokumen ini
merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang
yang dikembalikan.
·Departemen Kredit
Manajer
kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk memberikan
atau menolak pengembalian tersebut. Manajer kemudian mengembalikan memo kredit
ke departemen penjualan.
·Departemen Penagihan
Staf
penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat kredit
tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra. Staf ini kemudian
mengirimkan tersebut dalam jurnal penjualan ke bagian pengendalian persediaan
untuk dilakukan proses pembukuan. Pada akhir periode, total pengembalian
penjualan dirangkum dalamvoucher jurnal
dan dikirim ke departemen buku besar umum.
·Departemen Pengendalian
Persediaan dan Piutang Dagang
Staf
pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan memo
kredit ke departemen piutang, di mana rekening pelanggan akan disesuaikan.
Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang mengirimkan rangkuman
informasi ke departemen buku besar umum. Selanjutnya, departemen pengendalian
persediaan mengirimkan voucher jurnal yang merangkum total nilai dari pengembalian persediaan,
dan departemen piutang dagang mengirimkan rangkuman akun dari buku besar
pembantu piutang dagang.
·Departemen Buku Besar Umum
Staf
departemen buku besar umum menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan serta
rangkuman akun dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan serta
rangkumna akun dari departemen piutang dagang. Staf lalu membukukan voucher jurnal tersebut ke akun
pengendalian.
@ Prosedur
Penerimaan Kas
· Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen
Ruang
penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan
pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun
pelanggan. Permintaan pembayaran merupakan conth dari dokumen perputaran yang
biasanya adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan. Ketika
pembayaran dilakukan, pelanggan merobek bagian permintaan pembayaran dan
mengembalikannya ke penjual bersama dengan pembayaran tunai.
· Departemen Penerimaan Kas
Kasir
memvertifikasi dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran. Setiap
cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruangan penerimaan dokumen dan
departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini.
· Departemen Piutang Dagang
Staf
departemen piutang dagang melakukan proses pembukuan permintaan pembayaran pada
akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang. Setelah proses pembukuan,
permintaan pembayaran disimpan untuk jejak audit. Pada akhir hari kerja staf
departemen merangkum akun buku besar pembantu piutang dagang dan menyerahkan
rangkumannya ke departemen buku besar umum.
· Departemen Buku Besar
Secara
berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari
departemen piutang dagang. Staf melakukan proses pembukuan dari voucher jurnal ke akun pengendali
piutang dagang dan akun pengendali kas, merekonsiliasi aun pengendali piutang
dagang dengan rangkuman buku besar pembantu piutang dagang, dan menyimpan voucher jurnal.
· Departemen Kontroler
Secara
berkala (mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler (atau karyawan
yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan kas) mencocokkan penerimaan kas
dengan membandingkan dokumen seperti : (1) salinan dari daftar permintaan
pembayaran, (2) slip setoran bank yang diterima dari bank, (3) voucher jurnal dari departemen
penerimaan kas dan departemen piutang dagang.
Sumber : https://fajarnns.wordpress.com/2014/01/30/tugas-4-1-jelaskan-siklus-pendapatan/
